Software de gestión documental: funcionalidades, tipología y beneficios

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• Viernes, 26 May 2023

Hoy en día, la mayoría de las empresas generan y manejan una gran cantidad de información. Si antes solíamos almacenar toda esta documentación en carpetas física, cajones o estanterías, ahora, con la digitalización, lo hacemos en servidores y ordenadores.

No obstante, incluso con el avance de la tecnología podemos seguir teniendo ciertos problemas de organización y no saber reamente la ubicación de los archivos que, a la postre, afectan a los ritmos de trabajo.

Y en este contexto surgen los software de gestión documental. Programas de código abierto o elaborados ad hoc que ayudan a mejorar la comunicación, aseguran la continuidad del negocio, aumentan la eficiencia y productividad, garantizan el cumplimiento normativo y legal y, también, facilitan el aprendizaje.

Y es que, la documentación es muy importante en los entornos empresariales. Es uno de los activos más valiosos para las compañías, independientemente el sector. Por lo que invertir en tiempo y recursos en la creación de un gestor documental, puede brindarnos muchos beneficios a medio y largo plazo, haciendo más competitiva a una entidad.

¿Y qué programa de gestión documental es el más adecuado para mi empresa? Te preguntarás. En este artículo te vamos a desglosar las opciones que tienes actualmente y lo que no le debe faltar a tu software para aumentar y mejorar los flujos de trabajo de tu negocio

¿Qué es un software de gestión documental?

Entendemos gestión documental como el proceso de gestionar documentos para una organización de manera efectiva y eficiente. Esto incluye la creación, almacenamiento, recuperación, distribución y disposición final de los archivos, independientemente del formato en el que se encuentren.

En definitiva, este procedimiento tiene como objetivo controlar el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su eliminación.

Así, un gestor documental es una herramienta diseñada para aplicar las siguientes acciones de forma satisfactoria: almacenar y proteger documentos, editarlos y recuperarlos y gestionar su distribución a través de flujos de trabajo automatizados y un control de acceso mejorado.

Funciones que se esperan de gestor documental

Para que un software de gestión documental sea eficiente y realmente pueda ayudar a una empresa a crecer, debe contar con las siguientes funcionalidades:

·         Capacidad de almacenamiento y organización. Esto implica la creación de una estructura de carpetas lógica, la posibilidad de asignar metadatos a los documentos para facilitar la búsqueda y la capacidad de gestionar versiones.

·         Búsqueda y recuperación de documentos. Son indispensables las funciones de búsqueda avanzada, filtros, etiquetas y palabras clave, así como la posibilidad de realizar búsquedas en el propio contenido de los documentos.

·         Seguridad y acceso controlado. Son claves las opciones de control de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver y modificar los documentos. Esto puede incluir permisos de usuario, autenticación segura y encriptación de datos.

·         Flujos de trabajo y colaboración. Es un valor añadido que el gestor documental tenga la capacidad de asignar tareas, establecer aprobaciones y enviar notificaciones a los usuarios pertinentes. Y, si es posible, que incluya también la colaboración en tiempo real, el seguimiento de cambios y la revisión de documentos.

·         Integración y compatibilidad con otras herramientas y sistemas que utilices en tu empresa, como software de correo electrónico, software de facturación, suites de productividad o sistemas de almacenamiento en la nube. De hecho, muchos CRM o ERP incluyen estas funciones de gestión documental entre sus prestaciones.

·         Escalabilidad y soporte. Al igual que ocurre con los desarrollos webs o de aplicaciones, es importante que este programa de gestión pueda crecer y adaptarse a medida que tu compañía evoluciona.

·         Soporte técnico de la empresa de software. Estos especialistas en gestores documentales online deben ofrecerte mantenimiento del programa, así como actualizaciones del sistema o resolución de problemas.

Ventajas de estos software de gestión documental online

Todas estas prestaciones se traducen en una serie de beneficios para las empresas:

·         Optimizan de los flujos de trabajo

·         Facilitan el acceso a la edición de los documentos, lo que mejora la colaboración y reduce la duplicidad de información.

·         Mejoran la seguridad de los archivos. Así, por ejemplo, contribuyen a evitar diberataques.

·         Ahorro de tiempo y dinero

·         Guía o ayuda para cumplir con los requisitos legales y las normativas existentes, tanto en temas de facturación electrónica, como en protección de datos.

·         Integraciones con otro tipo de software para agilizar aún más los procesos empresariales

¿Qué tipos de gestores existen para la gestión de archivos?

A la hora de elegir un software de gestión documental más adecuado para cada empresa, hay que tener en cuenta algunos factores como el tamaño de la compañía, el volumen de los documentos, los requisitos de cumplimiento, el presupuesto u otras funcionalidades específicas más concretas.

Entre las opciones de gestores documentales que existen actualmente, hay tanto soluciones propietarias creadas por empresas, como soluciones de código abierto, o las implementadas de forma personalizada y a medida para cada entidad. Repasamos algunos detalles de cada una de ellas.

Soluciones propietarias o de colaboración empresarial

Los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) como “Documentum, DocuWare, Managemart y M-Files”, se enfocan específicamente en la gestión documental de las empresas. Estos programas incluyen soluciones integradas para la gestión de archivos, flujos de trabajo, correo electrónico y registros.

Mientras Microsoft, cuenta con “Sharepoint” otra de las soluciones utilizadas en la gestión documental empresarial. Este software permite el almacenamiento y la compartición de documentos en diferentes formatos, lo que facilita la colaboración entre equipos de trabajo en tiempo real.

La misma empresa ofrece también la suite “Microsoft Office”, una de las suites de aplicaciones más usadas que incluye programas como Word, Excel y PowerPoint, que permiten la creación de archivos en diferentes formatos, incluyendo PDF y HTML. Estas aplicaciones también ofrecen funcionalidades para proteger documentos y asignar permisos de acceso a los usuarios, además de organizarlos, y la opción de seguir versiones y controlar todos los cambios realizados.

Gestores documentales online de código abierto

Hay otras opciones de código abierto, como ocurre con Wordpress en el diseño y desarrollo web, que permite añadidos y modificaciones en el código para adaptarlo a las necesidades del cliente.

Una de las plataformas más conocidas en esta línea cuya fuente es accesible y modificable, es “Alfresco”, que proporciona capacidades de gestión de contenido empresarial, colaboración, flujo de trabajo y búsqueda avanzada.

Incluso también existen herramientas como “Dropbox Business, LogicalDOC, PDFelement Pro y Onlyoffice”, que son una buena opción para quienes buscan software de gestión documental gratuito, pero que tienen sus limitaciones a la hora de encontrar más eficiencia y un programa completo e integral.

Software de gestión documental a medida

Al elegir un gestor documental online, es fundamental evaluar la reputación y la seguridad del proveedor. También hay que asegurarse de que cumpla con los estándares de protección de datos y de confidencialidad que una empresa requiere.

En este sentido, una de las mejores opciones es contar con un programa de gestión a medida de las necesidades concretas de un negocio. Además de ofrecer toda y cada una de las funcionalidades comentadas en este artículo, este tipo de soluciones se caracteriza por su escalabilidad 100%.

En Berna Network estamos especializados en la creación de software a medida para cualquier tarea. De hecho, en el campo de la gestión documental contamos con algunas soluciones para el sector laboral.

Por tanto, en este sentido, un gestor documental online puede ser una solución conveniente para empresas que necesitan almacenar y gestionar documentación relacionada con sus empleados y con empresas subcontratadas. Incluso, se le pueden añadir extras como la función de avisos en la gestión de ficheros de los empleados.

¿Necesitas crear un software de gestión documental para tu negocio?

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