Software de facturación: estas son las principales funciones con las que debe contar

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• Lunes, 03 Abr 2023

¿Sigues haciendo las facturas de tus proveedores y clientes en Excel? ¿O lo delegas a una gestoría? Aunque se encargue una empresa externa, tienes que estar al tanto de los pagos, los cobros y la contabilidad en general de tu negocio, ya seas una PYME o un autónomo.

Por Ley, toda actividad económica debe estar documentada desde el punto de vista fiscal como contable. Por ello, el software de facturación es, desde hace muchos años, un aliado para facilitar a las compañías todas estas gestiones.

Además, a partir de 2025 la facturación electrónica será obligatoria para todas las entidades, incluidas las privadas (ya trabajan de esta forma las administraciones públicas). El Gobierno español ya aprobó la Ley Crea y Crece que, además de fomentar la digitalización, también pretende garantizar una mayor trazabilidad y un control de los pagos.

No obstante, no hay que confundir estos programas de facturación con los sistemas informáticos que promueven las facturas electrónicas. Ni tampoco con los “software de doble uso”, perseguidos por el Estado, y que permiten a los negocios llevar una contabilidad paralela.

También hay que saber diferenciar estos programas con otras soluciones como los conocidos ERP (planificación de recursos empresariales) y los CRM (programas de “Gestión de Relación con los Clientes”, de su traducción del término inglés, ‘Customer Relationship Management’).

Si quieres conocer algunos tipos de software de facturación a medida o soluciones gratuitas, sigue leyendo.  

Principales de características de los sistemas Informáticos de Facturación

Una factura es un documento legal donde se “detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe”, y que es entregada a la persona o entidad responsable de pagarla.

Por tanto, un software de facturación es un programa informático que crea, gestiona y controla el envío de estos documentos en el que se justifica este intercambio de bienes y servicios.

Estos sistemas incorporan una plantilla en la que se detallan todos los datos imprescindibles como son el número de factura, la fecha de emisión, los datos fiscales del emisor y el receptor, una descripción del servicio o producto, los impuestos (IVA o iRPF) y el importe final a cargar en cuenta.

Más allá de la generación y emisión de la factura, este tipo de software también puede realizar otras funciones. Estas son algunas de las más comunes:

·        Control de inventario para saber los productos o servicios que se venden y se mantienen en stock

·        Gestión de clientes, que incluye sus datos personales, el historial de compras o facturas pendientes, por ejemplo

·        Registro de pagos recibidos y pendientes

·        Emisión de presupuestos y albaranes

·        Generación de informes personalizados

·        Sistema de revisión o recordatorio de facturas impagadas

Ventajas de los programas de facturación

De todos los beneficios que ofrece un software de facturación para hacer nuestros documentos mercantiles, te destacamos los siguientes:

·        Ahorro de tiempo. Automatiza todo el proceso, lo que permite ahorrar un tiempo valioso en la creación, envío y seguimiento de facturas.

·        Reducción de errores. Al automatizar el proceso de facturación, se reduce el riesgo de fallos humanos, como equivocaciones en los cálculos de impuestos o en la introducción de datos incorrectos.

·        Facilidad de uso. Los software de facturación, sobre todo los realizados a medida, suelen ser muy intuitivos y sencillos de manejar, lo que facilita la creación y gestión de documentos, incluso para aquellas personas sin conocimientos contables.

·        Accesibilidad. Pueden ser utilizados desde cualquier lugar con acceso a internet. Esto proporciona a los usuarios la opción de crear y enviar facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

·        Gestión de impuestos. Al permitir el cálculo y la inclusión de impuestos en los recibos, estos sistemas de facturación ayudan a los usuarios a cumplir con las obligaciones fiscales.

·        Seguimiento de pagos. Un buen programa de facturación, que sea completo, también permite hacer un seguimiento de los pagos recibidos y pendientes. Esto puede ayudar a mantener un mejor control de la situación financiera de la empresa.

Ejemplos de software de facturación a medida con funcionalidades gratuitas

De todos los programas de facturación que existen en el mercado hoy en día, a veces es muy difícil elegir cuál es el más adecuado para nuestro negocio.

Muchos usuarios, sobre todo PYMES y autónomos, prefieren decantarse por software de facturación gratis, con algunas funciones de libre uso, mientras que otros eligen sistemas que puedan personalizar sus documentos.

También existen variables como sistemas en la nube en los que podemos tener acceso a los documentos en todo momento, soluciones que están alojadas en local (ordenador de escritorio) y versiones exclusivas para móviles en forma de aplicaciones, ya sean híbridas o nativas.

En Berna Network, como expertos en desarrollos a medida, contamos con distintos software de facturación a medida para adaptarnos a las diferentes necesidades del cliente.

Contamoney, un clásico de los programas de facturación gratis y de pago

Uno de los software referentes en el mundo de la facturación online es Contamoney, con más de 15 años en el mercado, ha supuesto de una guía para el resto de programas que han surgido después. De hecho, varias páginas webs especializadas lo recomiendan como software de contabilidad.

Así, algunos de estos portales lo definen como un programa “intuitivo, que también permite la contabilidad de varias cuentas: casa, negocios y gastos comunes”, con diferentes modalidades gratis o en pequeños pagos.

Gestión de la facturación recurrente, el calendario de pagos y cobros, la opción multimoneda y la gestión de impuestos son algunas de sus funcionalidades. Pero, otros de sus potenciales son la agrupación de gastos e ingresos, su intuitiva interfaz, orientada a los usuarios que no saben de contabilidad, y su prueba gratuita durante 15 días.

ifactura, software a medida de creación y envío masivo de pdf

Otro de los desarrollos de software propios de Berna Network es Ifactura, un “servicio a medida, de generación automática y envío masivo de pdf”.

De reciente creación, esta aplicación es capaz de generar un archivo pdf para cada factura, según el diseño establecido y firmado digitalmente.

Tras la creación de este recibo, el sistema puede enviar las facturas en pdf a cada uno de los  clientes del usuario por correo electrónico.

¿Necesitas un software de facturación a medida para gestionar tu contabilidad diaria?

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