Todas las claves de la factura electrónica para autónomos y pymes

• Jueves, 26 Sept 2024

En su día a día laboral, tanto los trabajadores por cuenta propia como las pequeñas empresas tienen que dedicarse a las tareas propias su sector, además de otra serie de cargas entre las que destaca gestionar la facturación, que está considerada como una de las labores más tediosas, además de ser muy propensa a errores.

Con los nuevos cambios derivados de la Ley Crea y Crece, la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes supone un nuevo reto para este colectivo empresarial que debe dividir su tiempo entre sus actividades productivas y la gestión administrativa.

Porque emitir facturas correctas, hacer un seguimiento de los pagos, gestionar retrasos o impagos y asegurar que todo cuadre, son responsabilidades que requieren de horas y esfuerzo. Y, aunque muchos pequeños negocios deleguen estas tareas a gestorías de confianza, no están exentos de conocer las nuevas obligaciones en materia de facturación así como los plazos de implementación que existen.

Adaptarse a este nuevo sistema no solo es necesario para cumplir con la normativa, sino que también puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia de cada negocio. Y, por ello, si eres autónomo o una pyme, te presentamos esta guía con todas las preguntas que pueden surgir en torno a la “nueva factura”.

Qué obligaciones tendrán los autónomos de cara al uso de la factura digital

La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura tradicional en papel, pero con la ventaja de ser emitido y recibido por medios electrónicos.

Su obligatoriedad se enmarca dentro de la estrategia de digitalización del Gobierno español que, además de simplificar los trámites y reducir el papeleo, pretende mejorar la trazabilidad y reducir la morosidad y el fraude.

De hecho, ya desde el 2015, las empresas (incluidas los autónomos) que prestan servicios a organismos de la Administración Pública ya están obligados a emitir sus facturas de manera digital. Paulatinamente, la normativa se está ampliando al ámbito privado.

A continuación, te desglosamos los hitos clave de cada año que afectan a la factura electrónica para autónomos y pymes.

·         2024
La implementación de la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros. De momento los autónomos quedan excluidos, a no ser que superen esta franja a final de año. De todas formas, sí que es recomendable que vayan incorporando este formato a sus métodos de facturación.
Por su parte, el alquiler de inmuebles entre particulares también debe incluir ya la nueva factura.

·         2025
Se amplía la obligación de emitir factura electrónica para autónomos y pymes sin importar su tamaño o facturación.
Así, desde el 1 de julio de 2025 es necesario contar con un software certificado para la facturación del negocio.

·         2026
Todos los autónomos tendrán que estar adaptados a esta normativa para cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones​ y deberán comunicar la Agencia Tributaria de sus facturaciones.
Por su parte, los destinatarios de estas facturas también tienen que facilitar la fecha de pago e informar de la aceptación o rechazo de las mismas.

Las preguntas y respuestas más habituales sobre la factura electrónica para autónomos y pymes

Este calendario de implementación de la factura electrónica para autónomos representa un desafío importante para estos trabajadores por cuenta propia. Y para los que aún no se han adaptado o, los que tienen ciertas dudas, hemos elaborado una serie de preguntas con sus respuestas.

Como ayudará la nueva factura a este colectivo empresarial

La factura digital simplificará muchos aspectos del día a día de los autónomos y pymes. Entre sus beneficios más destacados están la reducción de errores en el proceso de facturación, la mejora en la relación con clientes y proveedores y la posibilidad de automatizar procesos.

Además, facilita el control financiero, ya que permite tener una visión más clara de los cobros y pagos pendientes, ayudando a mantener un flujo de caja más ordenado.

¿Qué consecuencias puede traer a futuro el no utilizar este formato?

Si un autónomo no adopta la factura electrónica según lo exige la Ley Crea y Crece, se enfrentará a sanciones legales que podrían incluir multas de hasta 10.000 euros. Este tipo de incumplimiento no solo representa un riesgo financiero, sino también un problema legal que puede complicar la operación de su negocio.

Además, podría limitar el acceso a programas de ayudas como el Kit Digital, diseñado precisamente para facilitar la transición tecnológica y ayudar a implementar estas herramientas de facturación.

Por otro lado, podría afectar a la relación con los clientes y una pérdida de competitividad frente a aquellos que sí modernizan sus procesos administrativos.

 ¿Habrá autónomos exentos de presentar facturas electrónicas?

En principio, la normativa es clara y la obligatoriedad de la factura electrónica es para todos los autónomos y pymes en 2026. Sin embargo, podrían existir excepciones para facturas de importes inferiores de 5.000 euros. Para ello, la Agencia Tributaria debería indicar reglamentariamente esta exención. 

Además, es posible que se amplíen los plazos según el volumen de negocio de cada empresa, pero siempre que la Administración lo anuncie públicamente.

Consejos para adaptarse al uso de la factura electrónica

Como la adaptación a la factura electrónica para autónomos y pymes puede ser todo un reto, aquí te dejamos unas recomendaciones adicionales.

• Infórmate para conocer a fondo la normativa y los requisitos técnicos.
• Forma a tu equipo y asegúrate de que todos los empleados conocen este nuevo sistema.
• Conservar las facturas durante el plazo legal establecido.
• Elige el software adecuado, que se adapte a las necesidades de tu negocio
• Comprueba el funcionamiento de estos programas de facturación antes de empezar a emitir las facturas electrónicas.

Cómo elegir un programa de facturación acorde a tu negocio

Como expertos en el desarrollo de software a medida, con varias soluciones propias ya en funcionamiento, desde Berna Network, te vamos a dar unos consejos finales que te ayuden en la elección de tu herramienta de facturación:

·         Este programa debe cumplir con toda la normativa, así como la generación de facturas en el formato correcto y el uso de certificados digitales.

·         Comprueba que el software automatiza tareas repetitivas como la emisión de los recibos, su envío y almacenamiento, entre otras acciones.

·         Verifica que puede integrarse con otros sistemas de gestión que utilices, como contabilidad o CRM, para que el flujo de trabajo sea más fluido.

·         Busca una herramienta intuitiva con una interfaz sencilla, especialmente si no tienes experiencia en el uso de software de facturación. La curva de aprendizaje debe ser lo más baja posible.

Ahora que ya sabes todo lo que implica la factura electrónica para los autónomos,

¿Necesitas una solución lo más adaptada posible a tu negocio?

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