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Cuándo es obligatoria la factura electrónica y cómo hay que emitirla

“¿Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica y qué plazo tenemos para implantarlas totalmente?”

Esta es una de las preguntas más habituales que se están haciendo la mayoría de las empresas del ámbito privado, porque en las administraciones públicas este formato de factura ya es obligatorio desde 2015.

La facturación digital tiene de momento carácter voluntario entre las entidades, excepto en las relaciones con los organismos públicos, pero a partir de 2025 también se exigirá por Ley a todas las compañías españolas.

El pasado 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros aprobó la puesta en marcha del proyecto de ley “Crea y crece", que forma parte del “Plan de Recuperación y Resiliencia”.  Este paquete de ayudas financiado por la Unión Europa tiene, entre otros objetivos, aliviar “el impacto económico y social causado por la pandemia”.

Esta medida pretende, también, “digitalizar las relaciones empresariales, reducir los gastos de transacción y facilitar la transparencia en las operaciones comerciales”, además de aprovecharse de todas las ventajas que ofrece la factura electrónica.

Esta apuesta por las nuevas tecnologías se suma a otras iniciativas del Gobierno ya puestas en marcha como el Kit Digital. De hecho, uno de los servicios recogidos dentro de este proyecto de digitalización de las pequeñas y medianas empresas y autónomos, del que Berna Network forma parte como agente digitalizador, es la facturación electrónica.


Bases del Proyecto de Ley “Crea y Crece”

Este nuevo Proyecto de Ley “Crea y Crece” (Creación y Crecimiento de las Empresas), que se pretende oficializar en el BOE a lo largo de este 2022, sustituirá a la normativa actual (Ley 56/2007).

La nueva normativa, por tanto, exigirá, entre otras medidas “la obligación para todos los contribuyentes españoles del IVA de enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales, para garantizar así una mayor trazabilidad y control de los pagos”.

 

Obligaciones del nuevo sistema de facturación digital

Cuando sea obligatoria la factura electrónica, además de expedir, remitir y recibir este tipo de documento en sus relaciones comerciales, todas las empresas y autónomos deberán regirse por estas normas:

·         Contar con un certificado digital.

·         Facilitar la visualización y descarga de las facturas a los receptores.

·         El destinatario tendrá que confirmar su recepción a través de acuse de recibo.

·         Estos documentos digitales pueden ser solicitados por los destinatarios, mediante copias gratuitas, en un plazo de cuatro años.

·         Las plataformas donde estén registradas las facturas deberán “garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas”.



Cuándo será obligatoria la factura electrónica: plazos estimados

Aparte de las organizaciones públicas que ya operan electrónicamente (Administración General del Estado, comunidades autónomas y municipales, entidades gestoras de la Seguridad Social, universidades públicas y/o diputaciones forales), para las empresas privadas se han establecido dos plazos estimados:
Primera fase: las compañías con una facturación anual superior a ocho millones de euros tenían un año para adaptarse a la medida una vez fue aprobada. Ahora la fecha límite se ha fijado en julio de 2024.

Segunda fase: para el resto de las empresas y autónomos, la factura electrónica es obligatoria a los dos años de su entrada en vigor, es decir, a partir de 2025.

Cómo mandar una factura electrónica

Actualmente, en nuestro país, el formato de facturación electrónico obligatorio es un archivo XML (Facturae). Mientras, en el resto de Europa se exigen los formatos ‘UBL’ o ‘CII’.

Para mandar una factura digital a las administraciones públicas, el punto ‘General de Entrada’ para la Administración General y algunas comunidades autónomas es FACE. Estas facturas están obligadas a informar del ‘Código DIR3’, tanto al órgano gestor, como a la unidad tramitadora y a la oficina contable.

Mientras, en el caso de las facturas electrónicas a los organismos públicos de ámbito europeo, ‘Peppol’ es la red abierta financiada por la UE, y que se ha establecido las relaciones comerciales. Así, este sistema permite el intercambio de varios documentos electrónicos, como facturas, pedidos y albaranes, entre empresas certificadas.

Ahora que ya sabes desde cuándo es obligatoria la factura electrónica, si necesitas gestionar la facturación tu empresa, desde Berna Network hemos desarrollado dos software a medida con identidad propia que, además, son adaptables a las necesidades de cada cliente:

·         ContaMoney

·         ifactura.com


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